在庫管理は、保有する商品や貸出品が、どこに、どれだけ、どのような状態であるかを把握する仕事である。楽器のレンタルでは、店内にある本数と、すぐに貸し出せる本数は必ずしも一致しない。返却後の点検や修理、配送予定なども利用可能な数量に関わる。
新学期のように申し込みが集中する時期には、この把握が学校や家庭への案内の土台になる。出典記事は、在庫の状況を即時に確認できる仕組みを提案するが、特定製品の性能や導入効果を検証してはいない。
日本で考える場合も、販売用と貸出用の区別や、学校と店舗の間で誰が管理するかによって運用は異なる。在庫を記録することと、将来必要な数量を予測することは別の業務であり、デジタル化しただけで不足がなくなるとは限らない。